Электронный журнал заявок против бумажного: очевидное преимущество
30 января, 2019
Перегоревшая на этаже лампочка, протекающая труба, засорившийся слив — пожалуй, самые банальные проблемы жителей многоквартирных домов (МКД). Кто-то решает их самостоятельно, за свой счёт. Другие же обращаются в свои управляющие компании, ТСЖ и другие организации, осуществляющие обслуживание домов.
Как заявки подают сейчас
Основных способов подачи и, соответственно, приёма заявок существует два:
- Бумажные журналы учёта.
- Электронные журналы учёта.
Они должны быть в каждой организации, осуществляющей управление МКД и у подрядчиков.
Активное внедрение информационных технологий и автоматизация процессов во всех отраслях объясняет проявление тех же тенденций и в жилищно-коммунальной сфере. Поэтому электронные журналы учета данных используются все чаще. Кроме того, переход на них рекомендует и 331 постановление от 27.03.2018 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации по вопросам осуществления деятельности по управлению МКД и содержанию общего имущества собственников помещений в МКД и признании утратившими силу отдельных положений некоторых актов Правительства РФ».
В чём отличие бумажного журнала заявок от электронного?
Вместе с «ЕИС ЖКХ» разбираемся, в чём отличия бумажного носителя от электронного.
- Рукописное заполнение журнала заявок увеличивает время обработки заявки и затрудняет ведение отчётности.
— Работа с бумажным журналом строится примерно следующим образом: человек оставляет заявку, диспетчер или другой ответственный сотрудник составляет заказ-наряд и передаёт его специалисту, который должен принять меры для устранения проблемы, — рассказывает заместитель руководителя технической поддержки «ЕИС ЖКХ».
Фактически, контроль качества и степени завершенности работ носит формальный характер. А взаимоотношения жильцов, управляющих компаний и, если есть, подрядных организаций строятся на доверии, так как не всегда возможно отследить, вносились ли изменения в журнал и кем.
- Скорость обработки, расширенный функционал электронных журналов.
Электронный журнал заявок — это усовершенствованный, тщательно доработанный сервис, обладающий огромным количеством функций помимо приёма заявок от жильцов. В свою очередь, электронная форма приёма заявок и ведения отчётности позволяет извещать ответственные организации о проблемах не выходя из квартиры или, наоборот, находясь вне дома.
Для этого пользователю необходимо зайти в личный кабинет и оставить заявку. В электронном журнале скорость обработки заявки выше, что, учитывая действующее с 1 марта Постановление №331, устанавливающее сроки обработки заявок, даёт преимущество электронного журнала перед бумажным. Весь цикл работы с заявкой будет отражен: от приёма и назначения ответственного специалиста до выполнения работы. Кроме того, если необходимо личное присутствие жильца, он может указать удобное для него время. Также ему доступна информация об отработанных заявках в доме (за исключением скрытых).
Какие возможности даёт в электронный журнал?
Для организаций, работающих в сфере ЖКХ, электронный журнал, в отличие от своего бумажного предшественника, несёт куда больше возможностей. Разработчики «ЕИС ЖКХ» расширяют стандартный функционал.
- Отслеживание выполнения заявок, что позволяет оценить качество работы сотрудников организации.
- База данных жильцов, их контактов и паспортных данных регулярно актуализируется.
Поэтому, например, в случае экстренной ситуации, когда необходимо оперативно оповестить о случившемся, организация имеет действующие контакты жителей.
Чем ещё могут быть полезны электронные журналы?
В целом же, электронные журналы позволяют сделать работу прозрачной — видно, что и куда использовано, как отрабатываются заявки, их количество вообще. Деталь, отличающая Систему от других — данные исполнителя заявки отражаются только в акте выполненных работ. Таким образом, у пользователя нет возможности выбрать того или иного исполнителя — это позволяет уравнять всех сотрудников, равномерно распределить нагрузку между ними.
Возникает закономерный вопрос «Есть ли у электронных журналов недоработки, недостатки?».
— Электронный журнал действительно достойная альтернатива уходящему в прошлое бумажному. Из опыта общения с потенциальными клиентами мы видим, что они заинтересованы в смене способа учёта. Наши специалисты постоянно работают, совершенствуют АПК. Пожалуй, проблемой является информационная безграмотность. Но в последнее время это достаточно редкое явление — организации ЖКХ обучают персонал, нанимают диспетчеров со знанием компьютера. Поэтому, значительная часть наших клиентов, особенно крупных, уходят от бумажных журналов, — говорит специалист отдела продаж и согласований.
Отсутствие доступа к Сети — единственное, что препятствует работе с программными комплексами с облачным хранением. Но учитывая тот факт, что в большинстве организаций проведён Интернет и перебои в его работе скорее исключение, чем правило, организациям ЖКХ рано или поздно предстоит сделать вполне очевидный выбор: затяжное формирование отчётности, долгая обработка заявки в целом и лишь условный контроль за тем, как выполняются заявки или же широкий спектр возможностей, удобство ведения отчётности и оперативность.
