Пользователи АПК «Система С-300» знают, как может сократиться процесс расчета начислений с внедрением автоматизации в работу организации. Представьте: Вы кликнули клавишей компьютерной мыши, подтвердив корректность пришедших платежей. В это время реестры платежей расщепляются, разносятся по лицевым счетам, переданные при оплате ЖКУ показания приборов учета подгружаются в соответствующие документы, в том числе в документы начислений. Рассказываем, что нужно сделать перед расчетом квитанций в АПК «Система С-300», чтобы максимально автоматизировать процесс.

Наличие данных по текущим жильцам, отражение смены собственников, добавление новых проживающих позволяет актуализировать информацию для всех связанных с этими сведениями разделов Системы. Благодаря этому, у сотрудников организации под рукой всегда будут актуальные данные по лицевым счетам, собственникам и фактическим жильцам.

Своевременная актуализация информации о предоставляемых услугах, их стоимости и принципа начисления позволяет корректно рассчитывать счет-квитанции. К слову, перечень статей, входящих в платежные документы, важен и для печати чеков в АПК «Система С-300». Фискализации платежа за невыясненную услугу (например, аренду вместо юридического лица, оплатило физическое) в автоматическом режиме не произойдет. Ответственному сотруднику будет необходимо или внести вид платежа в программный комплекс, или удалить оплату из списка поступивших платежей.

Корректное и своевременное внесение сведений об общедомовых и индивидуальных приборах учета значительно упростит расчет начислений. Чтобы упростить сбор показаний с квартирных счетчиков, пользователям АПК «Система С-300» предлагается использовать сразу несколько каналов сбора:

• уже привычный  — посредством звонка или передачи на бумажном носителе;
• личный кабинет или мобильное приложение «Кабинет-жителя.рф»;
• при оплате ЖКУ в банке, на почте, в платежном терминале;
• при контакте с любым сотрудником управляющей организации по стороннему вопросу (если на момент обращения показания не сданы).

При передаче всеми способами, за исключением бумажного носителя и звонка в УО, данные вносятся в документы автоматически. Бухгалтеру или другому ответственному сотруднику останется только подтвердить их корректность.

Подробнее о сборе показаний индивидуальных приборах учета мы писали здесь. Об ИПУ и ОДПУ читайте также в этом материале.

Чтобы не возникало проблем при передаче показаний у жильцов, а также чтобы начисления в АПК «Система С-300» производились корректно, отражайте изменения по ИПУ и ОДПУ в соответствующем разделе. Редактируя информацию по счетчику, можно внести дату последней проверки, срок его эксплуатации, заменить на другой прибор учета.

Загружая банковскую выписку и сверяя пришедшие реестры оплат, Вы подтверждаете корректность данных. Программный комплекс для ЖКХ автоматически разнесет оплаты и показания приборов учета по лицевым счетам. После этого можно сформировать отчеты по должникам, несданным показаниям, лицевым счетам и еще более 20 вариантов отчетов.

Выполняя эти действия в АПК «Система С-30О», Вы полностью автоматизируете расчет начислений. За несколько кликов в рабочей области будут формироваться платежные документы.

О том, как именно произвести перечисленные действия, мы рассказали на вебинаре для пользователей АПК «Система С-300».

Сезон дач, отпусков и поездок на природу в разгаре. Но как оставить бухучет ЖКХ, расчет квартплаты и функционирование организации в целом, если сотрудники уходят в отпуск?

Представим: лето в разгаре, стоит хорошая погода и очень хочется провести время на даче, за городом, но близится расчет квартплаты, ведь жильцов без счет-квитанций не оставить. Или: появляется возможность отдохнуть у моря, но из-за работы приходится отказываться от нее. А все потому, что программа для ЖКХ, которую используют в организации, работает только в офисе, где установлено лицензированное программное обеспечение. К тому же, ни о какой автоматизации и упрощении работы не идет и речи.

Пользователи АПК «Система С-300» могут не волноваться за свой отдых и планы на лето — проблемы, подобные описанным выше, обходят их стороной. Система С-300 — это не про просто программа для ЖКХ, это масштабное инфраструктурное решение, которое позволяет автоматизировать до 90% работы. Благодаря этому сотрудники организаций сферы ЖКХ могут не волноваться за свой отдых.

1. Большинство процессов без вашего участия

В целом, если бухгалтер уедет в отпуск, работа по расчету начислений не встанет. Некоторые операции, требующие подтверждения или участия могут быть выполнены до отпуска или после возвращения. Обращаем внимание, что такой вариант не подразумевает длительного отсутствия специалиста.

В случае форс-мажорной ситуации (даже если разом уволились все сотрудники), собственный расчетный центр «ЕИС ЖКХ» может подключиться и помочь с расчетом квартплаты, печатью квитанций.

2. Делегируйте полномочия

Доступ сотрудников к тем или иным разделам Системы определяется руководителем. Например, видеть бухгалтерские документы или раздел, в котором производится расчет квартплаты, диспетчеру не нужно. Руководитель предоставляет ему права в рамках его обязанностей.

Уходя в отпуск, можно предоставить необходимый уровень полномочий в Системе другому сотруднику, чтобы он выполнял обязанности отсутствующего специалиста. В «ЕИС ЖКХ» проводят бесплатное обучение работе с АПК «Система С-300» для всех пользователей.

3. Работайте там, где удобно

Наконец, если Вы не можете без работы даже в отпуске или планируете уехать на лето за город, не дожидаясь его или выходных, вы можете взять с собой ноутбук. К АПК «Система С-300» есть доступ из любой точки мира. Единственное, что необходимо — интернет-соединение.

В отличие от программных обеспечений, устанавливающихся на компьютер и требующих лицензирования, АПК «Система С-300» располагается на серверах, что позволяет работать в ней удаленно с компьютеров и ноутбуков любой мощности.

Садовые некоммерческие товарищества (СНТ), садово-дачные товарищества (СДТ), дачные некоммерческие партнёрства (ДНП) наиболее распространённые формы объединения владельцев участков. Председатели зачастую работают с начислениями вручную, так как рынок предложений для подобных форм объединения ограничен, да и затраты на ПО зачастую велики.

«ЕИС ЖКХ» предлагает оптимизировать свою работу с помощью АПК «Система С-300». Председатели и бухгалтера смогут не только быстро производить начисления, но и упростить работу с собственниками участков. Рабочая область АПК обладает функционалом, позволяющим автоматизировать большинство процессов. Кроме того, можно отказаться от привычных методов работы, занимающих много времени. Всё — в одном АПК «Система С-300», находящемся на наших серверах. Вам не нужен компьютер с высокой мощностью, не нужно покупать специализированную программу — достаточно доступа в интернет. Рассказываем подробнее, какие возможности открываются перед пользователями.

Расчет начислений, приём денежных средств за оказанные услуги, их распределение по ресурсоснабжающим организациям и подрядчикам — наиболее значимые аспекты деятельности бухгалтера и председателя СНТ, СДТ, ДНП. Выбрать способ расчета могут члены объединения на собрании собственников. Есть несколько вариантов, каждый из которых имеет свои преимущества. Выбор зависит исключительно от размеров объединения и его потребностей.

Это наиболее распространенный вариант оплаты. Если бухгалтер или председатель самостоятельно производят расчёты, то рабочая область АПК «Система С-300» поможет значительно упростить этот процесс. Большинство действий автоматизировано, часто сотруднику даже не нужно вводить данные. Эта возможность достигается благодаря совместной работе с данными, которая актуализирует сведения в режиме реального времени и они автоматически подтягиваются в другие документы.

Также предусмотрено упрощение работы с оплатами. Реестры платежей из банков расщепляются автоматически, Система сама распределяет информацию об оплатах по нужным документам.

Другой вариант — когда СНТ, СДТ, ДНП пользуется услугами расчетного центра. В такой модели расчетов, для начисления и печати квитанций привлекается третья сторона. Расчётный центр «ЕИС ЖКХ» предусматривает два варианта работы с квитанциями:

• Расчёт, печать, доставка бесконвертных или конвертированных (в соответствии с законом «О защите персональных данных») платёжных документов.
• Печать и доставка платежных документ. В этом случае бухгалтер или председатель самостоятельно производит расчёт начислений, а после отправляет сформированные документы на печать в расчётный центр «ЕИС ЖКХ»

Функционал АПК «Система С-300» активно используется РСО и подрядными организациями, что позволяет актуализировать данные в рабочей области СНТ, СДТ, ДНП и для них, а это значительно экономит время и упрощает взаимодействие.

Работа с задолженностями, сбор показаний учёта — актуальные проблемы не только в управлении МКД, но и при работе с собственниками участков.

• IP-телефония

Подключение этой услуги особенно актуально для крупных СНТ, СДТ, ДНП. Удобная коммуникация с жильцами, возможность переключения звонков между несколькими сотрудниками. Возможность настройки голосового меню позволяет установить напоминание жильцам о своевременной подаче показаний счётчиков, чтобы расчётчики могли произвести корректные начисления.

• SMS-рассылки

SMS-рассылки используются для оповещения собственников участков о важных изменениях в графиках (например, полива, вывоза мусора), о собраниях, о проведении тех или иных работ в СНТ, СДТ, ДНП. Также рассылку можно использовать и для напоминания о подаче показаний приборов учёта, и для напоминаний о внесении платежей или членских взносов.

• Отчёты, личные кабинеты 

АПК «Система С-300» многофункционален и многие инструменты можно использовать как для оповещения о долге и несданных показания приборов учёта, так и для напоминания о мероприятиях для предотвращения подобных ситуаций.

Например, формирование аналитических отчётов по должникам, в которых указана сумма задолженности, период и другие данные о долге. Далее можно поставить Системе задание на обзвон той или иной категории (например, тех собственников, кто не оплачивает квитанции более трёх расчётных периодов) и она автоматически обзванивает их и сообщает о долге.

Также в Системе предусмотрена возможность оплаты и подачи показаний счётчиков через Личный кабинет жителя  или мобильное приложение  «Кабинет-жителя.рф», что решает такую проблему, как нехватка времени на оплату и звонки сотруднику СНТ, СДТ или ДНП, ответственному за сбор данных.

• Удаленный сбор показаний приборов учета

Автоматизируйте сбор показаний с помощью диспетчеризации счетчиков на общей территории собственников и личных участках. АПК “Система С-300” самостоятельно делает запросы к интеллектуальным приборам учета и заносит показания в документы. Отчеты также формируются автоматически с установленной периодичностью. Сведения хранятся на серверах. 

Флагманский продукт «ЕИС ЖКХ» — АПК «Система С-300» разработан для того, чтобы упростить работу в организациях сферы ЖКХ, оптимизировать её и автоматизировать максимальное количество операций.

Расчёт начислений, обработка платежей составляют значительную долю всей деятельности управляющих организаций, расчётных центров, ресурсоснабжающих организаций. Автоматизация работы с начислениями и платежами значительно экономит время, так как большинство процессов выполняется Системой автоматически — сотруднику не нужно совершать дополнительных действий.

Так, например, реестры платежей из крупных банков, платёжных терминалов, Личного кабинета жителя поступают в Систему автоматически. Далее производится расщепление поступивших реестров, Система сама распределяет платежи по лицевым счетам жильцов, обрабатывает невыясненные платежи. Проверить корректность распределения средств можно через предусмотренные разработчиками фильтры и инструмент «Отчёты».

Для работы с приборами учёта, помимо автоматизированного сбора показаний и регулярного напоминания Системой о сроках сдачи жильцам, внедрена удалённая передача показаний приборами учёта и внесение данных в нужные документы.

Автоматизация охватывает следующие способы подачи данных с приборов учёта: Личный кабинет жителя, банки, платежные терминалы (при оплате можно ввести текущие показания). Эти сведения проходят автоматическую проверку на возможные ошибки (отрицательный расход, слишком большой расход и др.), если показания введены корректно, Система вносит их в базу данных и учитывает при следующем расчёте начислений.

Автоматизированные системы передачи данных с приборов учёта позволяют удаленно снимать показания как с квартирных, так и с общедомовых счётчиков. Через устройство приёма-передачи сведения поступают в дата-центр, где распределяются по лицевым счетам и автоматически подставляются в документ начислений при расчёте платы за ЖКУ.

Для работы с должниками сотрудники организации могут настраивать автоматический обзвон после формирования отчёта по должникам. Выбранные параметры позволяют выбрать необходимую категорию неплательщиков (например, тех, кто не оплачивал жилищно-коммунальные услуги более трёх месяцев) и поставить Системе задание на обзвон.

Единое информационное пространство, позволяющее автоматически в режиме реального времени актуализировать информацию в документах, способствует совместной работе с данными между разными специалистами. Например, в электронные журналы заявок и обращений автоматически подтягиваются сведения о задолженностях и несданных показаниях приборов учёта. Диспетчер, при обработке заявки или обращения, может напомнить о долге или сроках подачи данных приборов учёта.

Согласно № 209-ФЗ, с 2014 года организации сферы ЖКХ должны подавать сведения о своей деятельности в Государственную информационную систему ЖКХ. АПК «Система С-300» интегрирован и передаёт данные в ГИС ЖКХ в автоматическом режиме. Для выгрузки «ЕИС ЖКХ» предоставляет клиентам специальную форму для заполнения, специалисты компании обучают работе с ГИС, проводят консультации. Всё это бесплатно. Кроме того, по дополнительному соглашения мы выгружаем сведения за Вас!

Ещё один закон, скоро вступающий в силу — № 54-ФЗ. С 1 июля организации сферы ЖКХ, оказывающий услуги населению и принимающие за это плату на свой расчётный счёт обязаны установить онлайн-кассу. Работа с ней требует автоматизации, иначе сотрудникам управляющей организации, расчётного центра (если выступает как платёжный агент), ресурсоснабжающим компаниям при прямых взаиморасчётах придётся выделять несколько сотрудников для фискализации платежей. «ЕИС ЖКХ» единственный поставщик программного комплекса для ЖКХ на рынке, который предлагает сфере полностью автоматизированное комплексное решение, разработанное с учётом потребностей и специфики сферы. Регистрация, настройка оборудования, обслуживание контрольно-кассовой техники, фискализация данных и, наконец, наиболее трудоёмкая и затратная по времени часть работы с онлайн-кассой, формирование чеков — всё это «ЕИС ЖКХ» берёт на себя, позволяя своим клиентам работать в прежнем режиме.