Понятие «цифровизация» приживается в сфере ЖКХ около пяти лет. Каждая программа для ЖКХ, хочет ее поставщик того или нет, должна соответствовать диктуемым этим явлением требованиям. Казалось бы, как связаны глобальный процесс и расчет ЖКУ?

Автоматизация и оптимизация — неотъемлемая часть цифрового будущего сферы. А так как большая часть работы происходит в программе для расчетов, программном комплексе, необходимо задуматься: сможет ли он упростить Вам работу? Мы сделали подборку возможностей АПК «Система С-300», которые вряд ли предоставит кто-то еще. Они точно Вам пригодятся.

Совместная работа с данными подразумевает отображение данных, необходимых для проведения операций, в рабочем окне каждого специалиста и их обновление в режиме онлайн. 

Например, УК получила от жильца показания счетчиков. При работе с прямыми договорами эти данные отразятся в рабочей области РСО, если расчет ЖКУ и выпуск квитанций делает РЦ — у его сотрудников. Одновременно с этим заявки, поступающие УК от жильцов будут видны в подрядной организации — они могут взять их в работу как только они поступят.

Таким образом, не убирая из цепочки взаимодействующих организаций ни одного звена, сокращается время, затрачиваемое на передачу данных. В результате те же процессы происходят намного быстрее. Удобно это и внутри организации: например, диспетчер актуализирует информацию по жильцу — в этот момент она отражается в других документах и доступна сотрудникам, имеющим доступ к этим данным.

Возможность автоматического обмена данными с банком мало кто реализовал. Но на деле это очень полезный инструмент. Например, в АПК «Система С-300» передача информации о суммах начислений банки происходит автоматически после внесения всех корректировок в документы начислений.

Загрузка реестров, единичных платежных поручений напрямую в программный комплекс сократит количество выполняемых действий. Во-первых, не нужно выгружать из банк-клиента реестры и загружать их в программный комплекс. Во-вторых, исчезают бюрократические моменты: контроль и продление ЭЦП, проверка корректности формата реестра.

Более того, Вы сможете перейти на бездоговорные отношения с банками. Это значит, что не придется периодически посещать офис, следить за сроком действия договора, электронной подписи и т.д.

Во всех известных программах (например, 1С ЖКХ, т.е. различные модули к основной программе) и программных комплексах не реализована автоматическая сверка банковской выписки. Иначе говоря, даже если она загружается автоматически (а чаще все же вручную), ее необходимо разносить самостоятельно. В «Система С-300» автоматическое разнесение платежей. То есть, Вы нажимаете одну кнопку — и в тот же момент информация о платежах отображается во всех соответствующих документах.

Программный комплекс должен учитывать потребности своих пользователей и подстраиваться под них. Поэтому вполне оправданно, что Вы рассматриваете различные программы расчетов — бесплатно они предоставляются, с абонентской платой или разовым платежом за лицензию — отдельный вопрос. Мы писали, как АПК «Система С-300» кастомизируется под организацию. Но считаем нужным повториться: адаптивность блока для начислений — крайне важный момент. Тарифные планы, льготы, тип помещений в МКД — настройка этих параметров в программе для расчета начислений позволит производить все начисления в одном месте: без ручного подсчета в других программах и переноса этих данных в основную рабочую область.

Сохранность Ваших данных по начислениям, оплатам, приборам учета за все время работы важна, когда выбирается новая программа для расчета начислений. Если корректно перенесены все данные, пользователи быстрее адаптируются к новому интерфейсу и переход в целом проходит безболезненно. Особенно, когда перенесена действительно вся история, за короткий срок и бесплатно.

Установка программы для расчетов и иных операций, в рамках управления, обслуживания МКД и предоставления коммунальных ресурсов на локальный компьютер имеет серьезный недостаток. Обновления, улучшения и дополнения необходимо покупать. В программных комплексах, доступ к которым обеспечивается через вкладку браузера и интернет обновления, как правило, производятся автоматически. Разница в том, отражается ли сам процесс на пользователе. В АПК «Система С-300» все обновления незаметны: Вы не потеряете доступ к рабочей области во время таких изменений.

В АПК «Система С-300» пользователей сопровождают бесплатно и полностью: от предоставления шаблонов, отчетов до консультаций по функционалу, помощи в работе организации и неограниченному количеству обучений для всех сотрудников.

ГИС ЖКХ — система, учрежденная в 2014 году №209-ФЗ «О государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства». Ее функционирование происходит на основе сведений, полученных от управляющих организаций, касающихся информации:

• о жилищном фонде;
• стоимости и перечне услуг по управлению общим имуществом в многоквартирных домах;
• работах по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирных домах;
• предоставлении коммунальных услуг и поставках ресурсов, необходимых для предоставления коммунальных услуг;
• размере платы за жилое помещение и коммунальные услуги, задолженности по указанной плате;
• об объектах коммунальной и инженерной инфраструктур, а также иной информации, связанной с ЖКХ.

С принятием закона вся деятельность управляющих организаций становится прозрачной: отчитываться необходимо за начисленные платежи, показания и состояние приборов учета, протоколировать собрания жильцов и т. д. Подавать информацию в ГИС необходимо ежемесячно.

Выгрузка файлового документа — более оперативный способ. Документ заполняется по специальной форме, мы предоставляем ее клиентам бесплатно. При каждой подачи сведений в ГИС ЖКХ необходимо проверять актуальность данных.

Нарушение закона влечет за собой ответственность, предусмотренную статьей 13.19 КоАп РФ. Самое строгое наказание за размещение несоответствующей требованиям информации в ГИС ЖКХ для должностных лиц — штраф в размере десяти тысяч, для юридических — 50 тысяч рублей.

Своим клиентам и тем, кто планирует сотрудничать с нами, мы:

1. Предоставляем обучение и инструменты для самостоятельной подачи данных в систему. Функционал, который мы даем, позволяет делать выгрузку данных в файлы формата Excel, что значительно упрощает процесс подачи данных в ГИС.
2. Проводим консультации по вопросам получения ЭЦП и регистрации в ЕСИА.
3. Предлагаем заключить дополнительное соглашение. Мы берем на себя задачу регулярно и корректно подавать в ГИС ЖКХ сведения обо всем, что связано с отчетностью по начислениями на лицевые счета — данные по помещениям, индивидуальным приборам учета, задолженности и т. д.

Своевременный сбор показаний приборов учёта и владение актуальной информацией по ним позволяет управляющей организации грамотно планировать свою деятельность и распределять средства для дальнейшего расчёта с ресурсоснабжающими организациями. Жильцам, которые не сдают показания счётчиков в течение нескольких месяцев, начисления производят по усреднённому показателю, который может превышать реальный расход. Таким образом, забывчивость и халатность могут обернуться переплатами для жителя.

«ЕИС ЖКХ» позаботился о том, чтобы люди имели возможность подавать показания счётчиков разными способами. Кроме того, мы предусмотрели предварительную работу с ними для того, чтобы показания подавались регулярно. Возможности АПК «Система С-300» для сбора данных по счётчикам позволяют сделать сбор показаний не только удобным и быстрым, но и автоматизированным. Рассказываем, как выстраивают работу в этом направлении наши клиенты.

Напоминание жильцам о том, что для корректного расчёта начислений необходимо вовремя сдать показания приборов учёта — профилактическая, тем не менее, действенная мера. Объявления у лифтов хоть и видны большинству, однако, мы за прогрессивный подход. В нашем АПК предусмотрено несколько каналов оповещения.

Показания счётчиков можно собирать самостоятельно. Речь не о поквартирном обходе или обзвоне каждого жильца. В большинстве случаев, эти способы иррациональны. Делимся, как собирать показания, не тратя много времени и ресурсов, при этом привлекая к работе всех сотрудников.

Напоминание жильцам о сроках сдачи показаний позволяет им не упустить период, когда данные нужно внести. Часто жильцы откладывают передачу сведений с приборов учёта ввиду занятости. Возможность удалённой и быстрой подачи, подачи в момент оплаты квитанции и регулярное напоминание способствуют повышению числа тех, кто регулярно и своевременно передаёт сведения по счётчикам. В АПК «Система С-300», независимо от того, каким из нижеперечисленных внесены показания, предусмотрено автоматизированное занесение этих данных в документы управляющей организации, в том числе, в документы начислений.

Садовые некоммерческие товарищества (СНТ), садово-дачные товарищества (СДТ), дачные некоммерческие партнёрства (ДНП) наиболее распространённые формы объединения владельцев участков. Председатели зачастую работают с начислениями вручную, так как рынок предложений для подобных форм объединения ограничен, да и затраты на ПО зачастую велики.

«ЕИС ЖКХ» предлагает оптимизировать свою работу с помощью АПК «Система С-300». Председатели и бухгалтера смогут не только быстро производить начисления, но и упростить работу с собственниками участков. Рабочая область АПК обладает функционалом, позволяющим автоматизировать большинство процессов. Кроме того, можно отказаться от привычных методов работы, занимающих много времени. Всё — в одном АПК «Система С-300», находящемся на наших серверах. Вам не нужен компьютер с высокой мощностью, не нужно покупать специализированную программу — достаточно доступа в интернет. Рассказываем подробнее, какие возможности открываются перед пользователями.

Расчет начислений, приём денежных средств за оказанные услуги, их распределение по ресурсоснабжающим организациям и подрядчикам — наиболее значимые аспекты деятельности бухгалтера и председателя СНТ, СДТ, ДНП. Выбрать способ расчета могут члены объединения на собрании собственников. Есть несколько вариантов, каждый из которых имеет свои преимущества. Выбор зависит исключительно от размеров объединения и его потребностей.

Это наиболее распространенный вариант оплаты. Если бухгалтер или председатель самостоятельно производят расчёты, то рабочая область АПК «Система С-300» поможет значительно упростить этот процесс. Большинство действий автоматизировано, часто сотруднику даже не нужно вводить данные. Эта возможность достигается благодаря совместной работе с данными, которая актуализирует сведения в режиме реального времени и они автоматически подтягиваются в другие документы.

Также предусмотрено упрощение работы с оплатами. Реестры платежей из банков расщепляются автоматически, Система сама распределяет информацию об оплатах по нужным документам.

Другой вариант — когда СНТ, СДТ, ДНП пользуется услугами расчетного центра. В такой модели расчетов, для начисления и печати квитанций привлекается третья сторона. Расчётный центр «ЕИС ЖКХ» предусматривает два варианта работы с квитанциями:

• Расчёт, печать, доставка бесконвертных или конвертированных (в соответствии с законом «О защите персональных данных») платёжных документов.
• Печать и доставка платежных документ. В этом случае бухгалтер или председатель самостоятельно производит расчёт начислений, а после отправляет сформированные документы на печать в расчётный центр «ЕИС ЖКХ»

Функционал АПК «Система С-300» активно используется РСО и подрядными организациями, что позволяет актуализировать данные в рабочей области СНТ, СДТ, ДНП и для них, а это значительно экономит время и упрощает взаимодействие.

Работа с задолженностями, сбор показаний учёта — актуальные проблемы не только в управлении МКД, но и при работе с собственниками участков.

• IP-телефония

Подключение этой услуги особенно актуально для крупных СНТ, СДТ, ДНП. Удобная коммуникация с жильцами, возможность переключения звонков между несколькими сотрудниками. Возможность настройки голосового меню позволяет установить напоминание жильцам о своевременной подаче показаний счётчиков, чтобы расчётчики могли произвести корректные начисления.

• SMS-рассылки

SMS-рассылки используются для оповещения собственников участков о важных изменениях в графиках (например, полива, вывоза мусора), о собраниях, о проведении тех или иных работ в СНТ, СДТ, ДНП. Также рассылку можно использовать и для напоминания о подаче показаний приборов учёта, и для напоминаний о внесении платежей или членских взносов.

• Отчёты, личные кабинеты 

АПК «Система С-300» многофункционален и многие инструменты можно использовать как для оповещения о долге и несданных показания приборов учёта, так и для напоминания о мероприятиях для предотвращения подобных ситуаций.

Например, формирование аналитических отчётов по должникам, в которых указана сумма задолженности, период и другие данные о долге. Далее можно поставить Системе задание на обзвон той или иной категории (например, тех собственников, кто не оплачивает квитанции более трёх расчётных периодов) и она автоматически обзванивает их и сообщает о долге.

Также в Системе предусмотрена возможность оплаты и подачи показаний счётчиков через Личный кабинет жителя  или мобильное приложение  «Кабинет-жителя.рф», что решает такую проблему, как нехватка времени на оплату и звонки сотруднику СНТ, СДТ или ДНП, ответственному за сбор данных.

• Удаленный сбор показаний приборов учета

Автоматизируйте сбор показаний с помощью диспетчеризации счетчиков на общей территории собственников и личных участках. АПК “Система С-300” самостоятельно делает запросы к интеллектуальным приборам учета и заносит показания в документы. Отчеты также формируются автоматически с установленной периодичностью. Сведения хранятся на серверах. 

Флагманский продукт «ЕИС ЖКХ» — АПК «Система С-300» разработан для того, чтобы упростить работу в организациях сферы ЖКХ, оптимизировать её и автоматизировать максимальное количество операций.

Расчёт начислений, обработка платежей составляют значительную долю всей деятельности управляющих организаций, расчётных центров, ресурсоснабжающих организаций. Автоматизация работы с начислениями и платежами значительно экономит время, так как большинство процессов выполняется Системой автоматически — сотруднику не нужно совершать дополнительных действий.

Так, например, реестры платежей из крупных банков, платёжных терминалов, Личного кабинета жителя поступают в Систему автоматически. Далее производится расщепление поступивших реестров, Система сама распределяет платежи по лицевым счетам жильцов, обрабатывает невыясненные платежи. Проверить корректность распределения средств можно через предусмотренные разработчиками фильтры и инструмент «Отчёты».

Для работы с приборами учёта, помимо автоматизированного сбора показаний и регулярного напоминания Системой о сроках сдачи жильцам, внедрена удалённая передача показаний приборами учёта и внесение данных в нужные документы.

Автоматизация охватывает следующие способы подачи данных с приборов учёта: Личный кабинет жителя, банки, платежные терминалы (при оплате можно ввести текущие показания). Эти сведения проходят автоматическую проверку на возможные ошибки (отрицательный расход, слишком большой расход и др.), если показания введены корректно, Система вносит их в базу данных и учитывает при следующем расчёте начислений.

Автоматизированные системы передачи данных с приборов учёта позволяют удаленно снимать показания как с квартирных, так и с общедомовых счётчиков. Через устройство приёма-передачи сведения поступают в дата-центр, где распределяются по лицевым счетам и автоматически подставляются в документ начислений при расчёте платы за ЖКУ.

Для работы с должниками сотрудники организации могут настраивать автоматический обзвон после формирования отчёта по должникам. Выбранные параметры позволяют выбрать необходимую категорию неплательщиков (например, тех, кто не оплачивал жилищно-коммунальные услуги более трёх месяцев) и поставить Системе задание на обзвон.

Единое информационное пространство, позволяющее автоматически в режиме реального времени актуализировать информацию в документах, способствует совместной работе с данными между разными специалистами. Например, в электронные журналы заявок и обращений автоматически подтягиваются сведения о задолженностях и несданных показаниях приборов учёта. Диспетчер, при обработке заявки или обращения, может напомнить о долге или сроках подачи данных приборов учёта.

Согласно № 209-ФЗ, с 2014 года организации сферы ЖКХ должны подавать сведения о своей деятельности в Государственную информационную систему ЖКХ. АПК «Система С-300» интегрирован и передаёт данные в ГИС ЖКХ в автоматическом режиме. Для выгрузки «ЕИС ЖКХ» предоставляет клиентам специальную форму для заполнения, специалисты компании обучают работе с ГИС, проводят консультации. Всё это бесплатно. Кроме того, по дополнительному соглашения мы выгружаем сведения за Вас!

Ещё один закон, скоро вступающий в силу — № 54-ФЗ. С 1 июля организации сферы ЖКХ, оказывающий услуги населению и принимающие за это плату на свой расчётный счёт обязаны установить онлайн-кассу. Работа с ней требует автоматизации, иначе сотрудникам управляющей организации, расчётного центра (если выступает как платёжный агент), ресурсоснабжающим компаниям при прямых взаиморасчётах придётся выделять несколько сотрудников для фискализации платежей. «ЕИС ЖКХ» единственный поставщик программного комплекса для ЖКХ на рынке, который предлагает сфере полностью автоматизированное комплексное решение, разработанное с учётом потребностей и специфики сферы. Регистрация, настройка оборудования, обслуживание контрольно-кассовой техники, фискализация данных и, наконец, наиболее трудоёмкая и затратная по времени часть работы с онлайн-кассой, формирование чеков — всё это «ЕИС ЖКХ» берёт на себя, позволяя своим клиентам работать в прежнем режиме.

Перегоревшая на этаже лампочка, протекающая труба, засорившийся слив — пожалуй, самые банальные проблемы жителей многоквартирных домов (МКД). Кто-то решает их самостоятельно, за свой счёт. Другие же обращаются в свои управляющие компании, ТСЖ и другие организации, осуществляющие обслуживание домов.

В чём отличие бумажного журнала заявок от электронного?

Вместе с «ЕИС ЖКХ» разбираемся, в чём отличия бумажного носителя от электронного.

1. Рукописное заполнение журнала заявок увеличивает время обработки заявки и затрудняет ведение отчётности.

— Работа с бумажным журналом строится примерно следующим образом: человек оставляет заявку, диспетчер или другой ответственный сотрудник составляет заказ-наряд и передаёт его специалисту, который должен принять меры для устранения проблемы, — рассказывает заместитель руководителя технической поддержки «ЕИС ЖКХ».

Фактически, контроль качества и степени завершенности работ носит формальный характер. А взаимоотношения жильцов, управляющих компаний и, если есть, подрядных организаций строятся на доверии, так как не всегда возможно отследить, вносились ли изменения в журнал и кем.

2. Скорость обработки, расширенный функционал электронных журналов.

Электронный журнал заявок — это усовершенствованный, тщательно доработанный сервис, обладающий огромным количеством функций помимо приёма заявок от жильцов. В свою очередь, электронная форма приёма заявок и ведения отчётности позволяет извещать ответственные организации о проблемах не выходя из квартиры или, наоборот, находясь вне дома.

Для этого пользователю необходимо зайти в личный кабинет и оставить заявку. В электронном журнале скорость обработки заявки выше, что, учитывая действующее с 1 марта Постановление №331, устанавливающее сроки обработки заявок, даёт преимущество электронного журнала перед бумажным. Весь цикл работы с заявкой будет отражен: от приёма и назначения ответственного специалиста до выполнения работы. Кроме того, если необходимо личное присутствие жильца, он может указать удобное для него время. Также ему доступна информация об отработанных заявках в доме (за исключением скрытых).

Для организаций, работающих в сфере ЖКХ, электронный журнал, в отличие от своего бумажного предшественника, несёт куда больше возможностей. Разработчики «ЕИС ЖКХ» расширяют стандартный функционал.

1. Отслеживание выполнения заявок, что позволяет оценить качество работы сотрудников организации.
2. База данных жильцов, их контактов и паспортных данных регулярно актуализируется.